我的日常工作少不了和文字打交道，写写汇报和总结这些，也谈不上文采，就是交代清楚事情的来龙去脉，有的时候还得附上数据，我愿称之为「说明文」。
说明文的特点是强调客观性和准确性，不能像记叙文那样动不动就抒发感情，也不能天马行空般想到哪写到哪。
例如，写年中总结，你就得交代清楚一季度做了啥，二季度做了啥，尽量把工作任务想周全，不漏项。这里有个问题，我连上周做了啥都不一定记得清楚，该怎么回忆起几个月前做了啥呢？
当然，我可以翻过往的工作文档，但这里又有新的问题：一来很多工作最终并不是以文章的形式存在的，可能是表格等其他形式，变成文字就得进行转写；二来我还得挨个去翻那些看都不想看第二遍的东西，来找到做了啥，有哪些数据，这个行为太令人窒息了；三来有时候急需某个数据却记不清出处，那无疑是灾难性的，越急越找不到。
有什么方法可以在我需要时，既能不厌其烦地帮我去写初稿又能精准理解我的痛点，实现指哪打哪呢？当然是有一个助理，但这是不可能的，因为我自己就是牛马，那就退而求其次，我们可以拥有一个AI助理牛马。
有人要说了：你肯定是想说「豆包」「DeepSeek」这些AI，我试过了，效果并不好，一股AI味，而且文风写着写着就飘了，数据全胡诌。
其实，最近和朋友聊天的时候我也发现了，大家对AI的理解还是停留在网页上的那个对话框，也用过，但是感觉有很多局限。
今天这篇文章，我不想说「Claude Code」「Codex」「Agent」「Skill」这些高端的玩法，因为了解这些的人，也不用来看我这篇文章，我就想告诉普通牛马，怎样从繁重、枯燥、无聊的汇报总结类文字工作中解脱出来。
我目前的方法是使用知识库，使用最多的是「ima知识库」，知识库其实一点也不复杂，就和网页版「豆包」「DeepSeek」这些AI本质上是一样的，但是它解决了网页对话AI使用的难题：「AI幻觉」和「文风飘移」。
例如，需要完善工作总结时，AI会莫名带入一些数据和做法，有可能是其他地区的，或者干脆就是瞎编的，这就是「AI幻觉」。「文风飘移」就很好理解了，它不知道你要以什么口吻来生成内容，是党政机关的公文汇报，还是公司内部的复盘总结，当然这可以在提示词里面加很长一段限定，但是太麻烦了，每次都要重复这个过程。
有人想到了给AI上传附件，我来描述一个场景，很多人遇见过。例如我手里有一季度、二季度工作总结，我现在需要生成上半年工作总结，很多人的办法是，把一季度、二季度工作总结作为附件上传到AI，然后让AI基于这两个文档来生成上半年工作总结。
▲ DeepSeek文件上传提示
很好，你已经知道基于给定文件来生成有针对性的内容，但如果你每天都在生成内容，不可能每次写东西都传一堆文件给AI，因为这些文件多到一定程度，寻找和上传就很耗费力气，况且，大部分AI是有参考文件限制的，不是你想传多少就传多少。
那如果有一个文件夹，每次工作生成的内容就放进这个文件夹，然后下次需要生成新内容时，就让AI严格基于这个文件夹来生成内容，既不用每次都传数据，AI生成的数据和基础事实也是准确的，岂不美哉？
这个文件夹其实就是「知识库」的设计原理，只需要下载「ima知识库」这个软件，然后将每次生成的内容放进去就好。
▲ ima知识库
软件操作十分简单，新建一个知识库，然后往里面存文件即可，建议你按照文件生成时间给文件统一命名，这样后续翻找一目了然，使用方式和网页AI一样，直接文字描述任务即可。
▲ 对话界面
我一般是直接把任务原文甩到对话框，然后就可以得到一篇高质量初稿，适当进行删减就可以了。
放到知识库里面的内容，AI默认全部可以引用，如果需要将内容限定到局部，可以加一些严格的限定词，例如：务必寻找「 某某地区 / 某某单位 / 某某部门 」 实际工作开展情况来生成。
目前，知识库AI已经接管了我日常文字工作的80%以上，最开心的不是省了多少时间，而是我可以拿到一个质量不错的初稿，不需要再从0到1。
牛马还是牛马，牛马不会消失只会转移，但至少写总结这事儿，还是交给AI牛马吧！